合同保管及归档的意义

2025.12.10 合同保管及归档的意义

合同保管及归档的意义(十三篇)。

在社会不断发展的今天，制度的运用日益频繁，良好的制度可以确保工作按计划和要求达成预期目标。在拟定制度时，需要关注多个问题。以下是小编为大家总结的合同保管及归档的重要意义，希望对您有所帮助。

合同保管及归档的意义

合同保管及归档的意义之一

一、干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

二、干部人事档案计算机管理制度

1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的`工作制度。

2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

九、干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

4、登记干部职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供干部的情况；

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

10、办理其他有关事项。

合同保管及归档的意义之二

第一章总则

第一条为了加强我院干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，结合我院实际，特制订本制度。

第二条干部人事档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，是国家档案工作的组成部分；更是我院重要的人力信息资源之一。为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为学院的建设和发展服的。学院组织人事部门要认真负责地抓好本制度的组织实施和检查落实工作。

第三条在干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章档案收集与归档制度。

第四条学院组织部干部人事档案管理部门要按照中央组织部和，经常收集和补充干部档案材料，了解和掌握形成干部档案材料源的信息，及时全面收集干部档案材料。

第五条对于干部人事档案中缺少的材料要逐份进行登记，并积极收集补充归档，保证干部人事档案内容的完整。建立“收集干部档案材料登记薄”和“缺少干部档案材料登记薄”，并做好登记工作。

第六条收集的材料，逐份进行登记，避免材料遗失、散落，防止漏收或重复收集。

第七条认真审核收集的材料，必须认真鉴别。发现不符合要求的归档材料，及时通知形成材料部门补报或补办手续；凡不属于归档范围的材料，不得擅自归档，应及时退还形成材料的部门。凡属归档的材料，必须是内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，写明文号、承办单位、时间和办理完毕的正式文件材料。

第八条贯彻落实中组部、省、市委组织部近年来关于干部档案工作部署和新的.要a4求情况，干部人事档案材料和目录等有关材料采用国际标准纸型，档案盒规格按照a4纸型相应调整。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。不符合要求的，一律不得归档，必须退还原形成材料单位重新书写后方可归档。

第九条对审核后符合归档要求的材料，应及时归入干部档案，做到随收随归。

第三章档案整理与装订制度

第十条干部人事档案的整理，必须按照中央组织部年重新修定的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》的要求及年的文件进行。

第十一条凡新参加工作的干部其建立的干部人事档案须在到岗后三个月内整理完毕。

第十二条已整理过的档案，对其新收集的干部人事档案材料要及时装订入卷归档。

第十三条整理必须做到认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐，使每卷达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

第十四条整理时对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料必须进行技术加工。如发现档案材料载体变质或字迹褪色不清楚时，须采用修复、打印、抄写等方法进行留底备注。

第十五条凡属清理出来的需要转（往有关部门保存或处理的材料）、退（回形成单位重新制作；退还本人的材料或证书等）、销毁（无保存价值和重复无用的材料）

的材料必须逐份登记造册，并履行一定的审批手续，任何个人不得擅自处理或销毁档案材料。

第十六条整理档案时不得私自涂改、抽取或伪造档案。严禁吸烟，确保档案的安全。

第十七条装订成卷的档案必须做到整齐、整洁。

第四章档案转递制度

第十八条凡因干部调动、职务变动等原因改变了主管单位的，学院组织部应在接到干部任免、调动文件或领导批示后的一星期内将其档案转往新的主管单位保管。

第十九条凡转出的档案必须将全部材料按规定的要求整理装订合格后再转出。任何单位和个人不得以任何借压档案或不转部分档案材料，违者视情节轻重予以处理。

第二十条转递干部人事档案或档案材料，应严格履行转递手续，应详细填写《干部档案转递通知单》，严密包封后，通过机要交通转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带。

第二十一条接收档案的单位对所接收档案检查核对无误后，应在收到档案的十天内将回执退回发档单位。

第二十二条档案转出一个月仍未收到回执时，发档单位应发函催要，收到回执后要将其粘贴在《转递单》存根上备查。

第二十三条严格执行转递制度，对外单位转入的不知干部下落的档案，应及时查清干部下落或退回原转出单位，以免产生新的“无头档案”。

第五章档案保管库房管理制度

第二十四条按照安全保密、便于查找的要求，档案保管要严密科学；干部人事档置铁质档案柜。

第二十五条库房内每月检查一次安全保密设施，确保档案安全。库房内要保持清142445洁、整齐，保持库内适宜温湿度（要求温度在笆一笆之间，相对湿度在—%之间）。

第二十六条干部人事档案管理部门档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。不得在库房内阅档或办公。

第二十七条档案库房内不准存放易燃易爆物及其它物品，严禁把火源带进库房。

第二十八条非工作人员不得随意进入档案库房。

第二十九条经常注意库房门窗安全，做到随手关门，离去上锁。

第三十条编制好检索工具，合理排放档案，防止漏检和误检。

第三十一条每年对干部人事档案进行一次全面检查、核对、统计，并对检查核对情况进行登记，发现问题及时解决。

第六章档案查阅借阅制度

第三十二条查阅干部人事档案，必须持有查阅单位分管干部人事工作的领导签字及党组织盖章的手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，表内各项内容必须如实填写清楚。

第三十三条查阅干部人事档案，必须是两名中共正式党员同时查阅。

第三十四条凡持《证明材料介绍信》或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的一律不予提供查阅。

第三十五条任何人不准查阅、借用本人及亲属的档案或档案材料。

第三十六条干部人事档案管理部门要根据规定，确定是否提供材料。

第三十七条查借阅人应严格遵守保密制度的阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。只准利用有关部分的内容，不准翻阅全部档案。阅档时严禁吸烟。

第三十八条查阅或借用干部人事档案时，要爱护档案，严禁图划、抽取、折叠、涂改、撤换档案材料。未经批准，不得摘抄、复制和拍照。经批准，供组织上参考的材料一般不盖章；取证的材料，由档案人员审核后盖章。

第三十九条干部人事档案一般不外借，如因特殊情况必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续限期归还，不得擅自拍照和转借他人。档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。

第四十条非中共党员领导干部确因工作需要，通过干部人事档案了解下属干部情况的，可由干部档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。

第七章档案保密制度

第四十一条牢固树立保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，确保干部人事档案的绝对安全。

第四十二条查、借阅干部人事档案，必须严格履行审批手续，同时对有关人员做好保密工作，谨防泄密。

第四十三条不得随便议论档案的内容，做到“四不”，即。不该问的不问；不该说的不说；不该抄的不抄；不该借的不借。

第四十四条查阅档案时，只允许查阅部分内容的，不得翻阅全部档案，严禁抽取、拍摄、复制档案内容，不准用电话、明码电报索要或提供档案内容。

第四十五条不准在不利于保密的地方存放或查阅档案，不准以任何理由私自提供干部档案或变更档案内容。

第四十六条任何人不得携带干部人事档案旅游探亲和出入公共场所。

第四十七条转递干部人事档案或干部档案材料应遵照《干部档案工作条例》规定办理。

第四十八九条严禁伪造、涂改、私自撤换和销毁干部人事档案材料，对违犯者要根据情节轻重给予批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

第八章工作人员守则

第四十九条坚持原则，做好档案的保密、保管工作，切实履行涉密人员的保密义务。严格遵守《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和保密规定。不得擅自提供档案资料或向他人泄露档案内容。严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

第五十条热爱本职工作，努力学习档案工作知识，不断提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务，虚心接受上级档案机关的业务指导。

第五十一条认真做好干部人事档案材料的收集、整理和存档工作，努力熟悉和了解档案的基本内容。做到收集齐全，登记及时明晰、分类编目合理，卷面标题全面、明确、具体、精炼，装订和排放美观整齐，编目和索引实用，便于查找利用。对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。

第五十二条维护和保证干部人事档案的完整与安全，不得擅自转移、分散和涂改、销毁档案及档案材料。

第五十三条负责建立档案借阅管理制度，搞好档案的利用工作。借阅档案必须登记，借阅档案必须办理借阅手续，并按时追回，防止档案在借阅中散失。

第五十四条有计划的编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便，日常工作中切实做到主动、热情、耐心、细致、准确、迅速，提供优质高效服务。

第五十五条工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第五十六条按照《档案保管库房管理制度》的要求，做好库房的常规工作。同时定期检查档案，对破损字迹或模糊纸张变质的档案材料，要及时采取修复、复制等措施，确保档案材料安全。

第五十七条对全院各产生档案部门进行档案业务指导，同时完成领导交办的其它工作。

合同保管及归档的意义之三

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

合同保管及归档的意义之四

人事档案统计制度

1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。

3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

4、按照上级要求，报送本局档案情况。

人事档案查（借）阅制度

1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。

2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。

3、查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

人事档案保密制度

为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。

2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。

3、忠于职守，加强保密观念。不该说的`不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。

4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。

5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。

6、非档案管理人员，不准随便出入库房。

人事档案利用制度

1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

人事档案库房管理制度

1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。

2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。

3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

5、档案柜的。排列要科学有序、便于通风和避光。

6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。

7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。

分管档案工作领导责任制

1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。

2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。

3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。

合同保管及归档的意义之五

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

为加强执法文书的管理,促进该项工作的制度化、规范化、维护执法文书使用的科学性和严肃性,特制定本制度:

一、执法文书由局办公室统一管理,办公室确定专人负责执法文书的'购买、登记、保管、编号、发放、回收。

二、各执法单位必须确定专人负责文书的领取、保管、领取文书时应认真填写文书清单,并签名或押印。文书的收回按编号登记,并填写文书回收清单,经办公室认真核对无误,双方应签名或押印。

三、作废的文书,承办单位应说明理由,经分管局长审核后,交办公室收回,并盖作废章。

四、凡编号文书,丢失或人为的浪费,少一张罚款100元,并视其情节追究单位负责人和直接责任人的责任。

五、执法文书为行政执法使用,任何单位和个人不得转借或他用,谁出问题谁承担责任。

六、凡局押印的执法文书,必须经局长或分管局长批准后,方可领取。

合同保管及归档的意义之六

1、加强对的管理，并完善登记制度。

2、严格医疗文书管理，严禁任何人涂改、伪造、隐匿、销毁、抢夺、盗窃病例。

3、除特殊说明外，应当使用蓝黑色墨水或碳素墨水书写。

4、应当使用中文和医学术语。通用的外文（目前主要指英语）缩写或无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用的外文。

5、上级医务人员有审查、修改下级医务人员的书写的医疗文书的责任。修改和补充时需按《病例书写基本规范》的要求修改。

6、因抢救急、危重病人未能及时书写文书的，须在抢救结束后6小时内据实补记录，并加以注明。

7、除涉及对患者实施医疗的活动的医务人员及医疗质量控制人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅该患者的病历。因科研、教学需要查阅病例的.，须经医务科同意。阅后应当立即归还。不得泄露患者的隐私。

8、门诊病例编号，住院病历按医院住院病历统一编号。

9、在患者住院期间，其所有医疗文书由所在病区负责集中、统一保管。病区应当在收到患者的化验单（检查报告）、医学影像检查资料等检查结果后24小时内归入住院病历。住

院病历在患者出院后由病案室负责集中、统一保管和管理。

10、住院病历因医疗活动或复印、复制等需要带离病区时，应当由病区指定专门人员负责携带和保管。

11、由病案室按相关规定受理复印病例资料的申请。

12、病案室受理复印或者复制病例资料的申请时，应当要求申请人提供下列有关证明材料：

①申请人为患者本人的，应当提供有效身份证明；

②申请为患者代理人的，应当提供患者及其代理人的有效身份证明、申请人与患者代理关系的法定证明材料；

③申请人为死亡患者近亲属的，应当提供患者死亡证明及其近亲属的有效身份证明、申请人是死亡患者近亲属的法定证明材料；

④申请人为死亡患者近亲属代理人的，应当提供患者死亡证明、死亡患者近亲属及其代理人的有效身份证明，死亡患者与其近亲属关系的法定证明材料，申请人与死亡患者近亲属近亲属代理关系的法定证明材料；

⑤申请人为保险机构的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，患者本人或者其代理人同意的法定证明材料；患者死亡的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡患者近亲属或者其代理人同意的法定证明材料。合同或者法律另有规定的除外。

13、公安、司法机关因办理案件，需要查阅、复印或者复制病例资料的，病案室应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。

14、病案室可以为申请人复印或复制的病历资料包括：住院志、体温单、医嘱单、化验单（检查报告单）、医学影像检查资料、特殊检查（治疗）同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病例报告、出院记录。

15、复印或复制的病历资料经核对无误后，病案室加盖证明印记。病案室可以按照规定收取工本费。

16、发生医疗事故争议时，应当在患者或其代理人在场的情况下封死亡病例讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房记录、会诊意见、病程记录等。封存的病历由医务科保管。封存的病历可以是复印件。

17、凡需新增病案内表格，必须与病案室联系，经医务科批准后方能装入病例内。

18、凡出院病例三个工作日、死亡病例五个工作日全部收回病案室，定期对病例进行清查，仔细核对，发现问题及时解决。

合同保管及归档的意义之七

1、学校文书处理工作，由办公室指定专人负责进行。

2、按照文书处理程序，做好各环节的工作。

3、文件登记工作，包括收文登记、发文登记等，要使用专门的表格，不得漏登、错登，以保证进出文件的管理，防止积压和丢失文件。

4、上级来文经登记以后，应附上文件处理单，及时交领导和有关部门负责人进行批办。

5、文件经领导批示以后，文书处理人员要根据领导的意见送有关部门具体办理，有关部门办理完毕，要在文件处理单内填写办理情况。

6、文书处理人员对需要办理的文件，要根据承办时限的国求，适时对承办情况进行催办，以防文件的积压和延误，保证文书处理工作效率。

7、各部门要确定专人负责文件保管工作，办理完毕的.文件及时送交办公室归档。

8、学校发文由各部门统一用专用拟稿纸起草，并一律用钢笔书写，起草文件要符合公文书写格式。

9、文件起草后，一律交送办公室由专人核稿，然后送领导签发，以保证文件质量。

10、文件的签发由各分管领导负责，签发文件人应写上自己的姓名，注明日期，以示严肃负责，便于查考。

11、文件的打印要符合规定的格式，文件的核对要认真细致，保证质量。

12、办理完毕的文件和本单位发文底稿、正文均及时归档，便于平时查考和第二年的整理立卷。

合同保管及归档的意义之八

一、合同管理业务概述

(一)合同管理的定义

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。学校合同一般指经济合同，是以学校或学校授权的职能部门为主体，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。

学校合同主要包括采购合同、工程合同、科研项目合同、合作办学合同、对外投资合同、成果转让合同、租赁合同、借款合同、财产保险合同等。

(二)合同管理的目标

1.确保合同管理的规范性

完善合同管理体制，明确单位合同归口管理部门。对单位的合同事务实行审核把关、统一管理，确保签订合同的格式、内容合法合规。符合单位利益。

2.确保合同执行的规范性

建立完善订立合同的授权审批制度。单位各部门和个人对外签订合同应经过合法授权，不签订超出有关规定范围的合同，加强合同订立的审核把关。

3.确保合同审查的规范性

对合同对方主体资格进行充分调查，确保对方具有履约资格和能力，减少合同违约风险。

4.确保合同监督的规范性

加强合同股行的监控，建立合同纠纷处理机制，合理解决合同履行中出现的各项纠纷，确保单位利益不受损失。

5.确保合同评价的规范性

建立合同评价制度，对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，以便改进不足，促进合同管理水平的提高。

二、合同管理业务风险概述

学校的合同业务应重点关注以下风险：

(一)合同管理体制不健全，未明确合同管理的归口管理部门及职责，审批程序不清晰，导致合同管理混乱，可能会出现擅长以学校名义与对方签订合同或擅自修改合同内容的问题，造成学校经济利益受损；

(二)对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力未作调查，或在合同调查过程中对对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力作出不当评价，可能会导致合同无效或引发潜在的风险；

(三)合同内容违反国家法律法规和政策规定，合同内容和条款不完备、不严密、不合理或文字表述不清，可能导致重大误解或造成学校经济损失；

(四)在合同履行过程中，未能及时发现已经或可能导致学校利益受损情况，或未能采取有效措施制止；

(五)合同生效后，对合同条款未明确约定的.事项未及时协议补充，导致合同无法正常履行，或合同变更未经相应的审批程序，导致合同变更行为不当或无效；

(六)未建立合同纠纷处理的有效机制，纠纷处理不当，可能导致学校利益受损；

(七)合同保管不当，导致合同丢失或无法履行；泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密，导致学校或国家利益受损。

三、合同管理业务职责

(一)合同综合管理服务机构

党委办公室、校长办公室(以下简称“党办、校办”)下设政策研究与法律事务中心(以下简称“法律事务中心”)，作为学校合同事务的综合管理服务机构，在合同事务中主要履行以下职责：

1. 建立健全学校合同管理的基本规章制度； 2. 对重大合同文本进行法律风险评估，并出具法律意见；

3. 对二级单位合同管理事务提供必要的法律咨询服务； 4. 指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷，必要时根据学校授权，代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件；

5. 对本部门的合同审查记录进行备案、归档； 6. 负责全校合同的目录备案。

法律事务中心对重大合同文本进行法律风险评估，学校聘请法律顾问，协助法律事务中心对合同文本进行法律风险评估及处理合同纠纷。

(二)合同归口管理部门

学校授权相关职能部门作为特定类型合同的归口管理部门。合同归口管理部门在合同管理中主要履行以下职责：

1.根据需要制定完善本部门合同管理的细则及流程 2.对合同承办单位提交的合同进行审批； 3.根据需要组织合同评审、落实评审意见；

4.监督合同承办单位行使合同权利、履行合同义务； 5.指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷； 6.对归口管理范围内的合同进行备案归档； 7.业务范围内的其他事项。

(三)合同承办部门

合同承办单位一般应为合同内容所涉及的学校二级单位，是合同管理的直接责任单位。主要履行以下职责：

1.负责合同的可行性论证，审查合同相对方的主体资格，必要时对其资信能力、履约能力等进行审查，包括但不限于以下方面：

①合同相对方为自然人的，应重点核查其有效身份证明； ②合同相对方为法人的，应核查其名称、资质、企业法人营业执照、事业单位法人证书、经营范围和方式等内容，重点核查拟定的合同标的是否与其营业执照核定的业务范围一致以及营业执照的年限及年检情况；

③合同相对方委托代理人订立合同的，应当核查其授权委托书中

载明的代理事项、权限和代理期限是否明确、有效； ④合同相对方的资信状况应当通过核查其银行资信证明、资产负债表、征信记录等能够证明其资信的有关文件进行确定；

⑤法律规定或履行合同必备的资质证明，以及合同归口管理部门要求提供的其它证明文件。

1.负责合同的洽谈和文本起草；根据法律事务中心或合同归口管理部门的审核意见，修改合同文本；

2.代表学校行使合同权利、履行合同义务；3.妥善保存合同执行过程中的相关合同文件和材料；4.定期、不定期向合同归口管理部门汇报合同执行情况；

5.及时向归口管理部门汇报合同执行过程中学校及合同相对方预期和已发生的违约等情况；

6.处理合同纠纷；

7.处理合同履行后的遗留问题。

(四)合同审计与监督部门

审计室依职权和工作规程进行合同审计，监督涉及资金往来合同的执行程序、履行情况等是否符合国家法律法规、学校规章制度及合同约定。

合同保管及归档的意义之九

为维护学校合法权益，提高办学效益，促进学校改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定，结合学校实际，特制定本管理制度。

学校合同管理的指导思想：贯彻执行国家法律的规定，循序渐进与顺势而为相结合，集权与分权相结合。

一、学校合同管理的目标：加强监督管理，规范学校合同行为，努力做到低成本控制、低风险运行，高起点定位，高效率管理，确保学校事业健康发展。

二、学校实行统一领导，分级管理，分类运行，责任到人，全面监督的合同管理体制。

三、学校可根据合同承办部门的需要，联系法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同，参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动，并根据具体法律服务明确双方相应的'权利、义务和费用。

四、校长负责学校合同综合管理，负责协调合同承办部门的合同管理工作。

合同保管及归档的意义之十

1、目的

对合同进行有效控制，确保各类经济合同能有效实施。

2、适用范围

适合本院各部门签订的合法、有效的经济合同文本及其相关资料，与合同事宜有关的`往来信件、电报、电话记录、图表等。

3、职责

分院负责一般的合同文本的管理及送交上级主管部门备案。重要合同由综合办公室管理。

4、工作程序

4．1合同的分类

a．地质勘查合同b．施工合同c．储量检测合同

d．物探合同e．测绘合同g．内部合同h。其它外涉合同

4．2合同的签定、管理和使用

4．2．1本院合同由分院、综合办公室统一管理。

4．2．2凡行业主管部门有规定的，一律使用规定的合同文本。

4．2．3对外签定合同，必须是院长或其授权人，授权必须办理书面手续。

4．2．4合同用印必须经院长或其授权的院领导批准，填写《合同用印登记表》HBKJ/QR042301.01。

4．2．5合同地办理完全手续后，退回本院不得少于一式三份，使用正式文本的为：合同执行单位、财务部、存档，其他使用处为复印本。

4．2．6属于合同内容的相关文件，与合同文本在存档处保存。

4．3合同专用章

综合办公室负责合同专用章的管理。凡是外出签定合同需带合同专用章时承办人员需办理批准手续，填写《合同专用章使用及外携登记表》HBKJ/QR042301.02。

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4．4本院合同文本及合同专用章一律不得向私人借用，违者追究经办人责任。

5、质量记录

5．1《合同用印登记表》HBKJ／QR042301．01

5．2《合同专用章使用及外携登记表》HBKJ／QR042301．02

合同用印登记表

HBKJ／QR042301．01

序号日期合同编号合同名称合同使用部

门及承办人经办人批准人备注

合同专用章使用及外携登记表

HBKJ／QR042301．02

序号日期合同名称建设单位

名称合同专用章使用部门及承办人经办人批准人

合同保管及归档的意义之十一

文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义

①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。

(3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的'内容和他们之间联系,便于检查。

(4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。

③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。

②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。

合同保管及归档的意义之十二

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的'各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

合同保管及归档的意义之十三

一、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

二、适用范围

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、工作职责

1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

四、管理要求

1、安全生产相关文件的分类

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

2、安全生产相关文件的编号和标识

安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

4、安全生产相关文件的发放

行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

5、安全生产相关文件的评审、修订

企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

7、安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的'项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

9、安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；